Phân tích công việc

• Phân tích công việc (Mô tả công việc) là quá trình thu thập tư liệu và đánh giá một cách cụ thể, có hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến từng công việc trong doanh nghiệp để làm rõ bản chất của chúng
• Ý nghĩa của phân tích công việc:

  • Luôn giữ ý nghĩa quan trọng và được xem như 1 loại hoạt động cơ bản của lĩnh vực QTNNL
  • Kết cấu của phân tích công việc còn là căn cứ để ra các quyết định về QTNNL
  • Là công cụ hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cải tổ, thay đổi cơ cấu tổ chức, thực hiện tinh giản biên chế
• (1)Mục đích của phân tích công việc:

  Phân tích công việc thường được thực hiện trong các TH:

  • Khi tổ chức mới thành lập
  • Khi có công việc mới
  • Khi công việc thay đổi do công nghệ, chiến lược, tổ chức...
• (2) Mục đích của phân tích công việc:

  • Bản mô tả công việc: Giải thích những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và các vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể
  • Bản tiêu chuẩn công việc: Liệt kê những yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm, tinh thần
• (3) Mục đích của phân tích công việc:

  Phân tích công việc sử dụng cho:

  • Tuyển dụng
  • Đào tạo và phát triển
  • Đánh giá nhân viên
  • Xác định giá trị công việc
  • Trả lương, khen thưởng
• Nội dung và trình tự của phân tích công việc:

  1. Xác định mục đích sử dụng thông tin
  2. Thu thập thông tin trên cơ sở các tài liệu
  3. Xác định những công việc đặc trưng, then chốt
  4. Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin
  5. Kiểm tra xác minh lại thông tin
  6. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
• Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc:

  1. Phương pháp quan sát
  2. Phương pháp phỏng vấn
  3. Phương pháp bảng câu hỏi
  4. Phương pháp nhật ký công việc
• (1) Phương pháp quan sát:

  • Là phương pháp mà trong đó người phân tích công việc tiến hành xem xét 1 hay 1 nhóm nhân viên đang thực hiện công việc, đồng thời ghi lại những thông tin quan trọng
  • Thường được sử dụng cho các công việc có thể đo lường, dễ quan sát, những nhiệm vụ đòi hỏi sử dụng kỹ năng tay chân để hoàn thành
  • Ưu điểm: Có được thông tin phong phú về công việc
  • Nhược điểm: Có thể gặp phản ứng của người được quan sát
• (2) Phương pháp phỏng vấn:

  • Là phương pháp nhà quản trị có thể phỏng vấn trực tiếp từng nhân viên/ nhóm nhân viên cùng thực hiện 1 công việc hoặc với người quản lý trực tiếp nhân viên thực hiện công việc đó
  • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp
  • Ưu điểm: Thông tin chi tiết, người phỏng vấn có thể giải thích câu hỏi, thay đổi cách đặt câu hỏi để người trả lời đưa ra thông tin chính xác
  • Nhược điểm: Tốn thời gian và người được phỏng vấn có thể trả lời k chính xác
• (3) Phương pháp bản câu hỏi:

  • Người lao động sẽ nhận 1 danh mục câu hỏi được thiết kế sẵn và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo yêu cầu và mọi hướng dẫn ghi trong đó
  • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp
  • Ưu điểm:

  1. Cho phép thu thập nhanh các thông tin về công việc
  2. Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, tiền bạc và nhân lực) cho phân tích công việc

  • Nhược điểm:

  1. Thiết kế bảng câu hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí
  2. Người trả lời có thể hiểu lầm câu hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác
• (4) Phương pháp nhật ký công việc:

  • Là phương pháp trong đó nhà quản trị thu thập thông tin bằng cách yêu cầu nhân viên mô tả và ghi chép lại các hoạt động để thực hiện công việc hàng ngày của họ
  • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp
  • Ưu điểm: Thu được thông tin theo những sự kiện thực tế
  • Nhược điểm: Độ chính xác bị hạn chế và việc ghi chép cũng khó đảm bảo sự liên tục và nhất quán
• Bản mô tả công việc là một văn bản giải thích những nhiệm vụ , trách nhiệm, điều kiện hoạt động và những hoạt động liên quan đến các công việc cụ thể
• Ý nghĩa của bản mô tả công việc:

  • Giúp người lao động và nhà quản trị hiểu được nội dung, yêu cầu công việc
  • Nắm rõ quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc
  • Là căn cứ để áp dụng các chế độ đãi ngộ, phục vụ thiết thực cho hệ thống đánh giá thành tích
• Nội dung bản mô tả công việc:

  1. Xác định công việc: Tên, mã số, người thiết lập, người phê duyệt..
  2. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn công việc, trách nhiệm chung và phân biệt các công việc với nhau
  3. Các chức năng và trách nhiệm trong công việc
  4. Quyền hạn của người thực hiện công việc
  5. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc
  6. Tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành công việc
  7. Điều kiện làm việc

  => Yêu cầu: ngắn gọn, súc tích và sử dụng những động từ hành động có tính quan sát
• Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê những đòi hỏi đối với người thực hiện công việc trên các mặt:

  • Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục đào tạo cần thiết
  • Những đặc trưng về tinh thần, thể lực và các yêu cầu cụ thể khác
• Ý nghĩa bản tiêu chuẩn công việc:

  • Giúp nhà quản trị nhận định rõ doanh nghiệp cần những loại lao động nào để thực hiện tốt nhất công việc
  • Là tài liệu quan trọng sử dụng trong hệ thống đánh giá thành tích của nhân viên
• Nội dung bản tiêu chuẩn công việc :

  1. Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khóa đào tạo đã qua
  2. Kỹ năng, kinh nghiệm công tác
  3. Trình độ ngoại ngữ, vi tính
  4. Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình
  5. Các đặc điểm cá nhân liên quan đến việc thực hiện công việc như tính trung thực, hòa đồng,..