Séance 5 : Gestion du design - GRH - Matérielles

• Les 3 dimensions de gestion :

  • Gestion de design
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des ressources matérielles
• Les étapes de production du thème et des activités :

  • Confirmer le contenu de la programmation
  • Élaborer la grille horaire officielle
  • Mettre en place tout le nécessaire pour créer l’ambiance
  • Organiser l’accueil des prestataires et des participants 
• Confirmer le contenu de la programmation pour les prestataires

  • Contacter l'agence ou le prestataire
  • Négocier l'entente
  • Rédiger et signer le contrat
• Ce que le contrat avec un prestataire DOIT respecter :

  • le prestataire et le promoteur
  • selon les normes et les lois qui s'applique (ex. Code civil du Québec)
• Quel forme la grille horaire officielle prend-elle si : spectacles, conférences, parties entre deux équipes, etc.

  Calendrier et Horaire
• Quel forme la grille horaire officielle prend-elle si : Réunion, colloque

  Ordre du jour
• Il faut tenir du concept-lui même lors de l'organisation de la grille horaire (Wow, direction artistique, rythme)
• Les éléments qu'il ne faut pas oublier lors de l'organisation de la grille horaire ;

  • Disponibilité des prestataires et des lieux
  • Délai d'installation ; montage/démontage
  • Durée et conditions des tests de son
  • Durée des prestations
  • Transitions
  • Temps d'accès aux sites
  • Capacité d'attention des participants
• Pour créer de l'ambiance il faut stimuler les sens ;

  • vue
  • ouïe
  • odorat
  • touché
  • goût
• L'ordre de la création d'ambiance ;

  1. Gout
  2. Odorat
  3. Touché
  4. Ouïe
  5. Vue
• Agréable, provoquant, émotif, choquant, surprenant, apaisant sont des synonymes de :

  Mémorable
• L'ambiance doit

  • Corresponde au besoin de l’événement
  • Soit complémentaire à l’élément central
  • Soit en cohérence avec le thème choisi ou qu’il ait un sens assumé s’il en déroge
  • Amène un plus à l’événement
• Les prestataires sont ; animateur ; conférenciers ; panélistes ; personnalités ; porte-parole ; artiste
• Pourquoi l'accueil des prestataires est importante ?

  La réputation de l'organisation est en jeu
• festivaliers, spectateurs, l’assistance d’un colloque, etc

  Spectateurs passifs
• participants à un souper-causerie, congressiste, etc.

  Spectateurs actifs
• Un participant lors d’exposition, de foires, de salons, etc

  Visiteur
• politiciens, personnalités invitées, commanditaires, partenaires, mécènes, etc.

  Dignitaires
• Le rôle de l'accueil des participants

  À tous
• Tous les directeurs et chefs de départements ou les personnes responsables de chaque secteur doivent s’impliquer, et ce, en cohérence avec ses objectifs propres. (Accueil des participants)
• Gestion du message et de l’image (accueil des participants/département)

  Communication
• Revenus autonomes (accueil des participants/département)

  Commercialisation
• Expérience-client et gestion des partenaires et des commanditaires (accueil des participants/département)

  Marketing
• Installations, facilités et confort des participants (accueil des participants/département)

  Production
• Tâches de la gestion des ressources humaines :

  • Composition de l'équipe et son recrutement
  • Mandat
  • Pouvoir, hiérarchie et leadership
  • Principe de coordination
• Document rédigé par la direction ou par le chargé de projet ou le responsable des RH qui consiste à préciser les objectifs de l’employé ou de la personne responsable.

  Mandat
• Ce qu'on retrouve dans un mandat :

  • Titre du poste
  • Position hiérarchique
  • Mise en contexte simple rapide du poste et de l'événement
  • Objectifs principaux
  • Description des principales tâches
  • Dates et périodes de validité du contrat
• Qualité d'un mandat : Précis ; Concis ; Clair ; Complet
• Signifie être en mesure d’obtenir quelque chose de la part d’une autre ou plusieurs autres personnes 

  Pouvoir
• Les 5 sources de pouvoir : coercitif ; économique ; autorité légitime conférée ; expertise ; charisme
• Régit le comportement d'une autre personne en menaçant des conséquences désagréables

  Pouvoir coercitif
• Régit le comportement d'une autre personne en offrant des récompenses tangibles

  Pouvoir économique
• Régit le comportement d'une autre personne à cause des prérogatives de la fonction qu'elle occupe

  Autorité légitime conférée
• Influencer le comportement parce qu'elle juge que sa connaissance du sujet ou de la situation est meilleure

  Expertise
• Influencer le comportement parce qu'elle inspire du respect ou de l'affection

  Charisme
• Autres types de pouvoir ;

  • décision
  • achat
  • influence
• sert à répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes.

  Hiérarchie
• La hiérarchie doit être ; claire ; comprise ; acceptée ; assumée
• Définition de Karp : C'est l'art d'amener des personnes à accomplir volontairement une tâche qui doit être faite.


  Leadership
• Le leader en événement doit créer une vision commune, une image vivante de ce que doit réaliser l'équipe