agenda at katitikan ng pulong

• Pagpupulong


  Bahagi na ng araw-araw na buhay ng maraming tao, karaniwang gawain sa mga organisasyon, kompanya, paaralan, at iba pa
• Pagpupulong


  • Mas nagiging madali na ang pag-uusap kahit sa malalayong lugar sa pamamagitan ng teleconference, videoconference, at online meeting
  • Mahalaga ang mabisang komunikasyon sa loob ng isang samahan upang mapanatili ang kaayusan at pagkakaisa
  • Mahalaga ang pagbabahagi ng ideya at maayos na pagplano ng mga proyekto, ito ang pundasyon ng tagumpay ng isang organisasyon
• Memorandum o memo


  Kasulatan na naglalaman ng impormasyon at mga utos para sa mga kalahok sa isang pulong, layunin nito na ipaalam ang layunin ng pulong at ang mga tungkulin ng mga kalahok
• Uri ng memo ayon sa layunin

  • Memorandum para sa kahilingan
  • Memorandum para sa kabatiran
  • Memorandum para sa pagtugon
• Maayos at malinaw na memo

  • Naglalaman ng logo, pangalan ng kumpanya, at lokasyon nito, kasama ang numero ng telepono
  • Naglalaman ng pangalan ng tatanggap at nagpadala ng memo
  • Naglalaman ng buong pangalan ng buwan at taon sa bahaging petsa
  • Ang paksa ay dapat na payak, malinaw, at tuwiran
  • Naglalaman ng sitwasyon, problema, solusyon, at paggalang o pasasalamat
  • Naglalaman ng lagda ng nagpadala
• Agenda o adyenda


  Nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong o miting
• Kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda

  • Nagsasaad ng mga paksang tatalakayin, mga taong tatalakay o magpapaliwanag, at oras na itinakda para sa bawat paksa
  • Nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan
  • Nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama
  • Nagbibigay ng pagkakataon sa mga kasapi na maging handa sa mga paksang tatalakayin
  • Nakatutulong upang manatiling nakapokus ang mga paksang tatalakayin
• Pagsulat ng adyenda


  1. Magpadala ng memo o e-mail para sa isang pulong

  2. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin gamit ang talahanayan o table format

  3. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong

  4. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong
• Paggamit ng adyenda


  • Siguruhing lahat ng dadalo ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda bago ang pulong
  • Talakayin ang mga pinakamahahalagang paksa sa unang bahagi ng pulong
  • Manatiling susunod sa iskedyul ng agenda subalit maging maalamat sa pagiging fleksible kung kinakailangan
  • Magsimula at magtapos sa itinakdang oras ng adyenda
  • Ihanda ang mga kinakailangang dokumento kasama ng adyenda
• Mahahalagang bahagi ng katitikan ng pulong

  • Heading - pangalan ng kompanya, petsa, lokasyon, at oras ng pagsisimula
  • Mga kalahok o dumalo - pangalan ng mga dumalo at hindi nakadalo
  • Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong
  • Action items o usaping nagkasunduan - mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay
  • Pabalita o patalastas - mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong
  • Iskedyul ng susunod na pulong
  • Pagtatapos - oras ng pagtatapos ng pulong
  • Lagda - pangalan ng taong kumuha ng katitikan at petsa ng pagsumite
• Ang taong naatasang kumuha ng katitikan ng pulong ay dapat itala at iulat lamang ang mga napag-usapan, hindi niya trabahong ipaliwanag o bigyang-interpretasyon
• PROYEKTO BAHAGI NG NAGDAANG PULONG

  Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtatalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito
• PABALITA O PATALASTAS


  Hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mangpabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito
• ISKEDYUL NG SUSUNOD NA PULONG


  Itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapi ang susunod na pulong
• PAGTATAPOS


  Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong
• LAGDA


  Mhalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinusumite
• Mga dapat gawin ng taong naatasang kumuha ng katitikan ng pulong

  1. Hindi niya trabahong ipaliwanag o bigyang-interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong, sa halip, ang kanyang tanging gawain ay itala at iulat lamang ito

  2. Maging obhetibo at organisado sa pagsasagawa nito
• Mga dapat isaalang-alang ng mga taong kumukuha ng katitikan ng pulong


  • Hindi participant sa nasabing pulong
  • Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong
  • May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong
  • Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong
  • Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda
  • Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading
  • Gumamit ng recorder kung kinakailangan
  • Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos
  • Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan
  • Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong
• Uri o estilo ng pagsulat ng katitikan ng pulong

  • Ulat ng katitikan
  • Salaysay ng katitikan
  • Resolusyon ng katitikan
• Mga dapat gawin bago ang pulong

  1. Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin

  2. Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon

  3. Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o balangkas ng katitikan ng pulong
• Mga dapat gawin habang isinasagawa ang pulong

  1. Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa

  2. Sikaping makilala kung sino ang bawat isa

  3. Itala kung anong oras nagsimula ang pulong

  4. Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos

  5. Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga sumang-ayon, at ang naging resulta ng botohan

  6. Itala at bigyang-pansin ang mga mosyong pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong

  7. Itala kung anong oras natapos ang pulong
• Mga dapat gawin pagkatapos ng pulong

  1. Buuin agad ang katitikan habang sariwa pa sa isip ang mga tinalakay

  2. Tandaan ang pangalan ng samahan, uri ng pulong, layunin, oras ng simula't wakas, at listahan ng mga dumalo at nanguna sa pulong

  3. Basahin muli ang katitikan bago ipasa sa kaniuukulan para sa hulig pagwawasto

  4. Isumite ang katitikan na may pirma at pangalang "Isinumite ni"

  5. Ipasa ang katitikan sa kinauukulan o sa nanguna sa pulong