Ablauf- und Aufbauorganisation

• Ablauforganisation regelt den zeitlichen Arbeitsprozess und bestimmt die Reihenfolge der Abläufe.
• Aufbauorganisation strukturiert das Unternehmen personell. Sie teilt die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf die verschiedenen Stellen an und regelt die Beziehungen im Personal.
• Die Ablauforganisation ordnet die einzelnen Tätigkeiten in eine logische Reihenfolge und bestimmt Ausführungszeit und Ausführungsort der Aufgaben. Ziel ist, dass diese Aufgaben möglichst schnell und reibungslos verlaufen.
• Wichtige Instrumente der Ablauforganisation sind: Flussdiagramme, Balkendiagramme, Ablaufpläne und Funktionendiagramme.
• Flussdiagramme stellen in unterschiedlichen Arten die Reihenfolge der Arbeitsschritte grafisch dar. Kreise und Ovale symbolisieren den Anfang und das Ende des Arbeitsablaufs, Rechtecke eine Tätigkeit und Rauten einen Entscheid.
• Balkendiagramme werden oft als Arbeitspläne verwendet, beispielsweise um den Personaleinsatz zu organisieren, die Materialien festzulegen oder die Reihenfolge und Dauer verschiedener Arbeitsgänge zu definieren.
• Ablaufpläne zeigen, welche Stellen in welcher Reihenfolge an der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind. Zuerst wird der Ablauf in Einzelschritte aufgeteilt, anschliessend wird bestimmt, wer für die jeweiligen Schritte verantwortlich ist.
• In jeder Aufbauorganisation bildet die Stelle die kleinste organisatorische Einheit in einem Unternehmen.
• Ein wichtiger Grundsatz bei der Definition einer Stelle ist das sogenannte Kongruenzprinzip: Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen müssen aufeinander abgestimmt sein.
• Passen Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen nicht zusammen, kommt es zu Konflikten.
• Die konkrete Festlegung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung erfolgt im Stellenbeschrieb. Der Stellenbeschrieb wird auch in Praxis als "Funktionenbeschreibung" und "Job Description" bezeichnet.
• Stellenbeschriebe sind innerbetrieblich verbindliche Dokumente pro Einzelstelle und Funktion. Sie umfassen alle wichtige Merkmale einer Stelle. Diese sind eine wichtige Informationsquelle bei Stellenausschreibung und dienen als Grundlage für die Bewerberauswahl.
• Während der Stellenbeschreib Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung in knapper Form umschreibt, regelt das Pflichtenheft die Arbeiten der Mitarbeitenden im Detail. Es listet alle anfallenden Aufgaben auf und gibt Auskunft was wann erledigt werden muss.
• Die allermeisten Unternehmen sind hierarchisch geordnet. Zuoberst in der Hierarchie steht der Chef/die Chefin, zunterst oft ein Lehrling im ersten Lehrjahr.
• Die verschiedenen Stellen werden nach ihrer Haupttätigkeit gegliedert.