1. Comprendre l'activité de l'organisation concernée
2. Identifier les besoins et les problèmes liés à la gestion de l'information
3. Découvrir la raison du besoin du système et évaluer la manière dont il est censé satisfaire ce besoin au sein de l'entité
4. Examiner la bibliographie institutionnelle et mener des entretiens pour recueillir des informations utiles
5. Réviser les systèmes d'information existants pour détecter les habitudes d'utilisation, les difficultés fréquentes et les expériences positives avec d'autres systèmes