ASK Bab 4.1

• Pangkalan Data

  • Pangkalan data ialah ruang penyimpanan dan pengumpulan data secara berpusat bagi sistem maklumat komputer.
  • Data yang disimpan dalam pangkalan data tanpa ada pengulangan data untuk memudahkan proses pengemaskinian.
  • Terdapat dua jenis pengurusan data berkomputer iaitu: 
  • Sistem  fail: Pengurusan data secara manual dan sistem fail elektronik
  • Sistem pangkalan data: Merupakan sistem bersepadu untuk pengurusan data yang saling berhubung kait.
• Maksud Data, Maklumat dan Proses Penukaran Data kepada Maklumat

  • Data merupakan fakta yang telah terjadi, memiliki makna dan dapat digunakan untuk pelbagai tujuan seperti proses penyelesaian masalah.
  • Maklumat pula merupakan data yang telah diolah atau diproses untuk memberi makna kepada pengguna yang menggunakannya dalam proses penyelesaian masalah.
  • Proses menukarkan data kepada maklumat adalah seperti berikut:
  • Mengumpul.
  • Memproses.
  • Menganalisis.
• Sistem Fail Secara Manual

  • Data disimpan dalam fail kertas.
  • Fail kertas tersebut disimpan dalam rak.
  • Pengguna mengambil masa untuk gunakan.
  • Sukar untuk kemaskini rekod.
  • Memerlukan ruang yang besar untuk penyimpanan.
• Sistem Fail Secara Elektronik

  • Perlu menggunakan komputer.
  • Data direkod dalam fail komputer.
  • Data akan disimpan dalam storan komputer.
  • Rekod senang untuk dikemaskini.
  • Perlukan masa yang singkat untuk mencapainya.
• Kelemahan-Kelemahan Sistem Fail

  Tidak boleh dicapai secara serentak oleh ramai orang

  Tiada jaminan untuk keselamatan data

  Wujud pengulangan data

  Sukar untuk berkongsi data
• Ciri-Ciri

  • Data dapat dicapai oleh banyak pihak secara serentak.
  • Pangkalan data mempunyai kata laluan dan sandaran data.
  • Kawalan data secara berpusat.
  • Data dapat dikongsi oleh banyak pihak.
• Fungsi

  • Untuk membina sistem pemprosesan data yang cekap.
  • Untuk menyediakan data.
• Kelebihan

  • Dapat memudahkan capaian, pengurusan dan proses pengemaskinian data.
  • Tiada pengulangan data.
  • Dapat meningkatkan integriti data.
  • Dapat meningkatkan keselamatan data.
• Structured Query Language (SQL)

  • Capaian data dan maklumat dalam pangkalan data dilakukan melalui  penggunaan bahasa pengaturcaraan SQL.
  • SQL ialah  bahasa pengaturcaraan aras tinggi generasi ke-4.
  • SQL menggunakan arahan-arahan yang mudah untuk difahami.
  • SQL digunakan untuk menyimpan, manipulasi dan mendapatkan data dari pangkalan data.
• Entiti

  • Entiti adalah suatu konsep dalam dunia nyata yang boleh dikenalpasti kewujudannya melalui sifat-sifat tertentu yang unik. 
  • Entiti adalah objek yang menjadi sumber data.
  • Ciri-ciri entiti adalah seperti berikut:
  • Terdiri daripada kumpulan objek yang sama jenis.
  • Ciri-ciri unik bagi sesuatu objek.
  • Berdasarkan persekitaran objek.
  • Mempunyai data yang boleh dikumpul dan disimpan.
  • Simbol  segi  empat  dalam  rajah  hubungan  entiti.
• Atribut

  • Atribut  adalah  sifat  yang memperihalkan  sesuatu  entiti.
  • Setiap ahli dalam suatu entiti akan mempunyai atribut yang sama akan tetapi nilainya adalah unik untuk dirinya sendiri.
  • Dalam  gambar rajah hubungan entiti, atribut disimbolkan oleh bulatan  bujur dengan nama atribut ditulis di dalamnya dan disambung ke entiti dengan garis pautan.
  • Ciri-ciri  atribut adalah seperti berikut:
  • Menerangkan ciri-ciri entiti.
  • Mempunyai satu atau lebih ciri-ciri entiti.
  • Merupakan lajur dalam jadual pangkalan data.
  • Berbentuk bulatan bujur dalam ERD.
• Jenis Kekunci dalam Pangkalan Data

  • Terdapat dua jenis kekunci dalam pangkalan data iaitu:
  • Kekunci Primer.
  • Kekunci  Asing.
• Ciri-Ciri Kekunci Primer dan Kekunci Asing

  • Kekunci primer:
  • Atribut dengan nilai yang unik.
  • Data tidak akan berulang atau dibiarkan kosong.
  • Digunakan untuk mengenalpasti rekod dalan jadual.
  • Setiap entiti mempunyai sekurang-kurangnya satu kekunci primer.
  • Kekunci asing:
  • Atribut dalam jadual hubungan.
  • Atribut yang merupakan kunci primer.
  • Menghubungkan dua atau lebih entiti dalam jadual hubungan.
  • Mengaitkan dua atau lebih rekod dalam jadual hubungan.
• Kepentingan Kunci Primer

  • Untuk memelihara integriti data.
  • Untuk mengelakkan pertindihan antara rekod baru dan lama.
  • Untuk menjimatkan ruang storan.
  • Untuk memberi nilai unik bagi simpanan data.  

  Kekunci primer selalu terletak pada medan pertama bahagian sebelah kiri dalam jadual, manakala kekunci asing terletak pada medan kedua selepas kekunci primer.
• Maksud Kekardinalan

  • Kekardinalan merujuk kepada perhubungan antara entiti-entiti dalam suatu pangkalan data.
• Jenis Kekardinalan

  • One to one (1:1)
  • Satu entiti berhubung dengan hanya satu entiti yang lain dan sebaliknya.
  • One to many (1:M)
  • Satu entiti mempunyai hubungan dengan satu atau lebih entiti yang lain.
  • Many to many (M:N)
  • Satu atau lebih entiti berhubungan dengan satu atau lebih entiti.
• Hubungan Entiti

  • Hubungan di lukis dengan menggunakan simbol rombus.
  • Di dalam simbol tersebut di tulis kata kerja yang dapat menghubungkan dua entiti.
• Pembinaan Pangkalan Data

  • Pangkalan data dibina dengan menggunakan perisian sistem pengurusan pangkalan data atau lebih dikenali sebagai DBMS (Database Management System).
  • Satu contoh perisian DBMS ialah Microsoft Access.
  • Perisian ini dilengkapi dengan berbagai-bagai alat perisian (software tools) bagi memudahkan pembangunan, pengurusan dan penyelenggaraan pangkalan data hubungan (relational database).
• Pembinaan Pangkalan Data

  • Perisian DBMS dilengkapi dengan pelbagai alat perisian bagi memudahkan pembangunan, pengurusan dan penyelenggaraan pangkalan data hubungan.
  • Pangkalan data dalam perisian DBMS mempunyai objek-objek berikut: (i) entiti (table),  (ii) atribut (field) dan (iii) hubungan.
• Jadual (Table)

  • Satu entiti diwakili oleh satu jadual. Atribut-atribut entiti yang berkenaan disimpan dalam lajur (atau medan) pada jadual.
  • Menyimpan data mengikut baris. Setiap baris data dipanggil satu rekod.
• Pertanyaan (Query)

  • Meminta data yang tertentu daripada satu atau lebih daripada satu jadual.
  • Data yang diperoleh boleh dicetak atau dipaparkan.
  • Data yang dipaparkan boleh dibuat perubahan.
• Borang (Form)

  • Merupakan antara muka antara pengguna dan komputer.
  • Memudahkan kemasukan data.
  • Memaparkan data daripada satu atau lebih daripada satu jadual dalam bentuk selain daripada baris dan lajur.
  • Memaparkan data daripada pertanyaan.
  • Mengubah data yang dipaparkan melalui satu borang.
  • Mengubah, melihat atau memasukkan data.
• Laporan (Report)

  • Menyediakan laporan berdasarkan data dalam satu atau lebih daripada satu jadual entiti atau berdasarkan satu pertanyaan.
  • Laporan boleh dicetak atau menganalisis data.
• • Pangkalan data dibina berdasarkan beberapa langkah seperti berikut:
  • Langkah 1: Tentukan tujuan pembinaan pangkalan data.
  • Langkah 2: Menentukan entiti yang diperlukan.
  • Langkah 3: Menentukan atribut yang diperlukan.
  • Langkah 4: Menentukan hubungan dan kekardinalan yang diperlukan.
  • Langkah 5 : Menghasilkan pangkalan data.
• (i) Membina Pangkalan Data yang Terdiri daripada entiti (table)

  • Tujuan jadual (table) digunakan untuk menyimpan data bagi sesuatu entiti.
• • (i) Membina Pangkalan Data yang Terdiri daripada entiti (table)
  • Langkah-langkah untuk membina jadual adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Lancarkan perisian aplikasi Microsoft Access dan pilih pangkalan data yang kosong.
  • Langkah 2: Klik ikon folder untuk pilih lokasi simpanan pangkalan data.
  • Langkah 3: Bina satu folder baharu bernama  PANGKALAN DATA dalam Documents  computer dan namakan fail itu sebagai TUGASAN1 dan klik OK.
  • Langkah 4: Klik Create untuk membina pangkalan data TUGASAN1.
  • Langkah 5:  Klik ikon view.
  • Langkah 6:  Ubahkan nama Table1 kepada MURID dan klik OK.
• (ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)

  • Dalam langkah ini, medan-medan dicipta untuk mewakili atribut-atribut bagi entiti.
  • Jenis data yang bersesuaian bagi setiap medan (atribut) perlu ditetapkan.
• (ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)

  • Jenis data yang boleh ditetapkan dalam perisian aplikasi Microsoft Access adalah seperti berikut:
  • AutoNumber: Menjana pembilang secara automatik dalam susunan menaik.
  • Text atau Short Text: Panjang yang terhad kepada maksimum 255 aksara sahaja.
  • Memo/Long Text: Boleh menyimpan teks sehingga satu Gigabait.
  • Number: Hanya menyimpan nilai angka.
  • Date atau Time: Nilai tarikh dan masa bagi tahun bermula daripada 100 hingga 9999.
• (ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)

  • Langkah-langkah untuk mencipta medan-medan bagi jadual (entiti) adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Klik ikon View dan pilih Design View. Kemudian, masukkan nama medan dan jenis data.
  • Langkah 2: Medan-medan bagi atribut-atribut lain boleh dicipta dengan menaip nama atribut yang dikehendaki pada ruangan  Field Name pada baris seterusnya manakala jenis data boleh dipilih  daripada senarai yang telah disediakan.
• • (ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)
  • Langkah-langkah menetapkan kekunci primer adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Pilih atribut yang mempunyai nilai-nilai unik sebagai kekunci primer.
  • Langkah 2:  Klik pada nama medan yang berpadanan dengan atribut ini.
  • Langkah 3:  Klik Primary Key.
• (ii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada atribut (field)

  • Langkah-langkah membina jadual (table) yang seterusnya adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Bina satu jadual baharu dengan klik Create di bar menu.
  • Langkah 2: Klik ikon Table.
  • Langkah 3: Klik View dan pilih Design View.
  • Langkah 4:Tetingkap Save As akan dipaparkan.
  • Langkah 5: Namakan jadual ini sebagai MARKAH dan klik OK.
• (iii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada hubungan

  • Langkah-langkah untuk membina hubungan adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Klik Database Tools di bar menu & kemudian, klik Relationships.
  • Langkah 2: Klik Show Table dan pilih jadual MURID dan klik Add. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik Add.
  • Langkah 3: Klik dan seret tetikus daripada atribut ID_Murid pada entiti MURID sehingga menyentuh atribut ID_Murid pada entiti MARKAH. Tetingkap Edit Relationships akan dipaparkan.
• • (iii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada hubungan
  • Langkah-langkah untuk membina hubungan adalah seperti berikut
  • Langkah 4: Dalam tetingkap Edit Relationships, klik petak Enforce Referential Integrity bagi membolehkan hubungan kekardinalan  one to many (1:M) dipaparkan. Kemudian, klik Create.
• (iii) Membina Pangkalan Data yang terdiri daripada hubungan

  • Langkah-langkah memasukkan data ke dalam jadual adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Klik View dan pilih Datasheet View.
  • Langkah 2: Setelah Datasheet View dibuka, data-data boleh dimasukkan bagi semua medan untuk jadual MURID dan jadual MARKAH.
• 4.1.6  Menghasilkan Borang (form) dan Memasukkan Data dalam Jadual melalui Borang bagi Pangkalan Data yang telah Dibina

  • Borang (form) digunakan untuk menyusun dan mengurus rekod-rekod dalam pangkalan data dengan lebih efisien.
  • Pengguna dapat memasukkan dan mengubah suai data dengan mudah melalui penggunaan borang.
  • Borang berfungsi sebagai antara muka pengguna yang interaktif.
  • Terdapat dua cara untuk memasukkan data ke dalam pangkalan data, iaitu secara langsung ke dalam jadual atau melalui borang.
• • Langkah-langkah untuk menghasilkan borang dengan menggunakan pangkalan data adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, pada tab Create. Kemudian, klik Form Wizard.
  • Langkah 2: Tetingkap Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual.
  • Langkah 3: Klik Next untuk ke langkah yang seterusnya.
  • Langkah 4: Klik butang radio Columnar untuk memilih susun atur Columnar. Kemudian, klik Next.
• • Langkah-langkah untuk menghasilkan borang dengan menggunakan pangkalan data adalah seperti berikut:
  • Langkah 5: Namakan borang sebagai BORANG MURID dengan menaip pada ruangan yang disediakan. Kemudian, klik Finish.
• • Langkah-langkah membina borang daripada jadual adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, klik pada tab Create. Kemudian, klik Form Wizard.
  • Langkah 2: Tetingkap Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik butang >>.
  • Langkah 3: Pilih  Form with subform(s). Kemudian, klik Next.
• • Langkah-langkah membina borang daripada jadual adalah seperti berikut:
  • Langkah 4: Terdapat dua pilihan susun atur untuk subform iaitu Tabular dan Datasheet. Klik pada butang radio Datasheet untuk memilih susun atur Datasheet. Kemudian, klik Next.
  • Langkah 5: Namakan Borang Murid dan Borang Markah (Subform). Kemudian, klik Finish.
• • Langkah-langkah untuk memasukkan data ke dalam jadual-jadual melalui borang-borang dengan menggunakan fungsi penambahan rekod adalah seperti berikut:
  • Langkah 1: Klik ikon di bahagian bawah borang.
  • Langkah 2: Borang kosong akan dipaparkan.
  • Langkah 3: Mula masukkan data murid dan data markah ke dalam ruangan kosong.